SIPOC – die halbe Stunde, die Prozessprojekte rettet

Dieser Beitrag wurde mit dem KI-Assistenten Claude erstellt und von Peter Hoenig veröffentlicht.

Prozessprojekte scheitern selten an der Modellierung. Sie scheitern daran, dass alle über denselben Namen reden und verschiedene Abschnitte meinen. Der Vertrieb denkt bei „Auftragsabwicklung“ an alles bis zur Auftragsbestätigung, das Lager an alles ab der Kommissionierung, und die Buchhaltung wartet auf eine Rechnung, die in keinem der beiden Bilder vorkommt. Nach drei Wochen Modellierung fällt das auf.

Ein SIPOC verhindert das in einer halben Stunde.

Von innen nach außen arbeiten

Die meisten fangen links an und kommen nicht weit, weil die Frage „Wer liefert etwas?“ ohne den Prozess kaum zu beantworten ist. Besser geht es umgekehrt:

1. Anfang und Ende festlegen. „Beginnt mit: Bestellung geht ein. Endet mit: Ware ist beim Kunden und die Rechnung ist gestellt.“ Zwei Sätze, über die oft zwanzig Minuten diskutiert wird – zu Recht, denn danach reden alle über dasselbe.
2. Vier bis sieben grobe Schritte in die Mitte. Nicht mehr.
3. Ausgabe und Kunde rechts: Was kommt heraus, wer bekommt es?
4. Eingabe und Lieferant links: Was geht hinein, von wem?

Dass die äußeren Spalten zuletzt kommen, ist kein Zufall. Sie fallen leicht, sobald die Mitte steht.

Die unbequeme Spalte

Die interessanteste Spalte ist die letzte. „Wer ist der Kunde dieses Prozesses?“ ist eine harmlose Frage mit oft unbequemer Antwort. In vielen Unternehmen ist der eigentliche Kunde eines internen Prozesses eine andere Abteilung, die nie gefragt wurde, was sie eigentlich braucht. Das SIPOC macht das sichtbar, ohne jemandem etwas vorzuwerfen – es steht einfach eine leere Spalte da.

Fast ebenso nützlich ist das Feld Anforderung je Ausgabe. „Rechnung“ ist keine Anforderung. „Sachlich richtig, mit allen Pflichtangaben, am Tag des Versands“ ist eine. Erst damit lässt sich sagen, ob der Prozess funktioniert.

Warum nicht mehr als sieben Schritte

Wer zehn Schritte aufschreibt, hat schon angefangen zu modellieren – und verliert genau den Überblick, um den es hier geht. Ein SIPOC ist die Verständigung vor der Arbeit, nicht ihr Ergebnis. Es zeigt weder Verzweigungen noch Ausnahmen, weder Zeiten noch Mengen. Das ist Absicht.

Für den Ablauf im Einzelnen gibt es Prozessmodelle; im 8EM-Modeller etwa BPMN, ereignisgesteuerte Prozessketten und SeeMe. Dorthin lässt sich der Prozessrahmen aus dem SIPOC als Tabelle übergeben – der Prozess mit seinen Schritten landet in der Ebene 6, Lieferanten und Kunden als Organisationen in der Ebene 7a. Umgekehrt holt das Werkzeug einen vorhandenen Prozess samt Teilschritten aus einer Modelldatei herein; Lieferanten und Kunden ergänzen Sie dann im Workshop.

Zwei Prüfungen, die sich lohnen

Das Werkzeug meldet zwei Dinge, die erfahrungsgemäß hängen bleiben:

• Eine Eingabe ohne passenden Lieferanten in der ersten Spalte (oder eine Ausgabe ohne Kunden in der letzten). Meist fehlt dann wirklich jemand im Bild.
• Eine Ausgabe ohne Anforderung. Dann weiß niemand, wann der Prozess richtig gearbeitet hat.

Wenn beides sauber ist und Anfang und Ende stehen, hat die Runde in einer halben Stunde mehr geklärt als in den drei Wochen davor.

Das SIPOC-Werkzeug ist kostenlos und steht als freie Software unter der GPL zur Verfügung: SIPOC öffnen. Wenn Sie Ihre Abläufe ordnen und dabei auch die Schnittstellen nach außen klären möchten, unterstütze ich Sie gern – melden Sie sich zum kostenfreien Erstgespräch.