Pre-Mortem: die Risiken finden, die niemand ausspricht

Dieser Beitrag wurde mit dem KI-Assistenten Claude erstellt und von Peter Hoenig veröffentlicht.

In jeder Projektplanung gibt es eine Runde zum Thema Risiken. Darin kommen die Risiken vor, die man aufschreiben darf: Lieferzeiten, technische Unwägbarkeiten, Krankheit, Wechselkurse. Nicht vor kommen die Risiken, an die alle im Raum denken – dass die Fachbereiche keine Zeit haben werden, dass niemand entscheidet, dass sich nach dem Start niemand mehr kümmert. Nicht aus Feigheit, sondern weil sich das in einer Risikorunde schlecht sagen lässt, ohne jemanden zu meinen.

Ein Pre-Mortem löst dieses Problem mit einer einzigen Umformulierung.

Warum die Umkehrung wirkt

Die Methode geht auf den Psychologen Gary Klein zurück. Der Kniff: Statt nach einer Möglichkeit zu fragen („Was könnte schiefgehen?“), wird nach einer Tatsache gefragt, die man erklären soll („Es ist schiefgegangen – warum?“).

Das klingt nach einem Wortspiel und verändert das Gespräch erheblich. Eine Möglichkeit zu nennen, heißt, sich angreifbar zu machen: Man behauptet etwas über die Zukunft und über Menschen im Raum. Eine Tatsache zu erklären, ist dagegen eine neutrale Denkaufgabe. Sätze wie „weil die Fachbereiche es nebenbei gemacht haben“ oder „weil niemand entschieden hat, welche Sonderfälle wegfallen“ lassen sich so aussprechen, ohne dass sie wie ein Vorwurf klingen.

Der Ablauf einer Runde

1. Die Frage stellen – und die Runde kurz schweigen lassen. Jede Person schreibt für sich auf, woran es gescheitert ist. Erst danach wird gesprochen. Ohne diese Stille redet die erste Person, und alle anderen variieren, was sie gesagt hat.
2. Sammeln, ohne zu bewerten. Alles kommt an die Wand. Für diesen Teil gibt es die Einstellung „anonym sammeln“: Neue Gründe werden dann ohne Namen angelegt.
3. Bewerten – gemeinsam, erst jetzt: Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung, je 1 bis 5. Die Gründe wandern in die Matrix.
4. Frühwarnzeichen je Grund. Dieser Schritt wird gern übersprungen und ist oft wertvoller als die Maßnahme: „Die Workshop-Termine werden verschoben oder nur von Vertretungen wahrgenommen“ ist ein Zeichen, das man sechs Wochen vor dem Schaden sieht.
5. Maßnahmen zu den schweren Gründen – oder die bewusste Entscheidung „angenommen: wir leben damit“. Beides ist in Ordnung. Nur schweigend liegen lassen ist es nicht.

Anonymität muss halten

Anonym gesammelte Gründe bleiben anonym – im Werkzeug, im Bericht und in der Weitergabe an das Projektmanagement. Das ist keine technische Spielerei, sondern eine Zusage, von der alles abhängt. Wer einen anonym genannten Grund später einer Person zuordnet, bekommt beim nächsten Mal nur noch die harmlosen zu hören – und dann hätte man sich die Runde sparen können.

Ein Hinweis, der oft zutrifft

Wenn kein einziger Grund aus dem Bereich „Menschen und Zusammenarbeit“ kommt, meldet das Werkzeug das. Der Grund: Vorhaben scheitern selten an der Technik. Wenn in einem Raum ausschließlich technische Gründe genannt werden, ist das meistens kein Befund über das Vorhaben, sondern über den Raum – und ein Anlass, eine zweite, anonyme Runde zu machen.

Und dann ins Risikoregister

Ein Pre-Mortem, dessen Ergebnis in einer Datei liegen bleibt, war eine interessante Stunde. Deshalb gibt es zwei Wege ins Projektmanagement:

• In eine Projektdatei schreiben: Die Gründe werden mit Wahrscheinlichkeit, Auswirkung und Maßnahmen in das Risikoregister einer gespeicherten Projektdatei ergänzt. Die ergänzte Datei wird heruntergeladen, Ihre ursprüngliche bleibt unverändert. Danach stehen die Risiken dort in der Risikomatrix und werden wie alle anderen verfolgt.
• Als Projektauftrag übergeben: im selben Browser; das Projektmanagement zeigt dann ein Band „Als Projekt anlegen“.

Umgekehrt holt das Werkzeug ein vorhandenes Projekt samt seiner bekannten Risiken herein. Das ist der bessere Einstieg: Man sieht, was schon im Register steht, und fragt dann nach dem, was nicht darin steht.

Was ein Pre-Mortem nicht ist

Es ersetzt kein Risikomanagement, und die Bewertung ist eine Einschätzung der Runde, keine Messung. Es ergänzt das Risikomanagement um das, was dort systematisch fehlt: die Gründe, die alle ahnen und niemand aufschreibt.

Das Pre-Mortem ist kostenlos und steht als freie Software unter der GPL zur Verfügung: Pre-Mortem öffnen. Wenn vor Ihnen ein Vorhaben steht, bei dem es auf die unausgesprochenen Dinge ankommt, moderiere ich eine solche Runde gern – melden Sie sich zum kostenfreien Erstgespräch.