Projektmanagement-Werkzeug: klassisch, agil, hybrid

Dieser Beitrag wurde mit dem KI-Assistenten Claude erstellt und von Peter Hoenig veröffentlicht.

„Wir machen das agil“ – und dann verlangt der Auftraggeber einen Festpreis, einen Terminplan und Meilensteine. Oder umgekehrt: Ein klassisch geplantes Projekt gerät in der Umsetzung ins Stocken, weil sich Anforderungen laufend ändern. In der Praxis kleiner und mittlerer Unternehmen gibt es selten das eine richtige Vorgehensmodell. Es kommt darauf an, was das Projekt braucht. Deshalb habe ich ein Projektmanagement-Werkzeug gebaut, das klassisch, agil und gemischt arbeitet – mit Plan, Kosten, Zeiterfassung und Abrechnung an einer Stelle. Es läuft im Browser, kostet nichts und lässt Ihre Daten auf Ihrem Rechner.

Auf einen Blick

• Sechs Vorgehensmodelle: Wasserfall, V-Modell, Rational Unified Process (RUP), Scrum, Kanban und Hybrid – jeweils mit passender Vorlage.
• Tabellarisch und grafisch: Tabelle und Gantt-Diagramm nebeneinander, dazu ein beliebig tief gliederbarer Projektstrukturplan bis hinunter zu einzelnen Tasks, Backlog, Board und eine eigene Ansicht je Vorgehensmodell.
• Terminplanung: Abhängigkeiten, kritischer Pfad, Basisplan, Feiertage je Bundesland und eine Prognose aus dem tatsächlichen Fortschritt.
• Personen und Ressourcen: Kosten- und Verrechnungssätze, Wochenstunden, Anteil für das Projekt, Abwesenheiten; Auslastung je Woche. Wahlweise angeschlossen an das Stammdaten-Werkzeug.
• Kosten und Zeiten: Zeiterfassung in der Wochenansicht, Sach- und Fremdkosten, Plan, Ist und Prognose mit Earned Value.
• Abrechnung und Rechnungen: nach Aufwand, Festpreis mit Zahlungsplan, je Sprint oder Iteration, je Story Point oder je Phase. Rechnungen zu gezielt gewählten Leistungszeitpunkten, gegliedert nach Arbeitsstunden, Material, Fremdleistungen sowie Lizenzen, Wartung und Betrieb – mit Anlage und Übergabe an das Buchhaltungs-Werkzeug.
• Kanban-Board eingebunden: Karten aus dem Kanban-Werkzeug übernehmen und das Backlog dorthin ausgeben.
• Auswertungen: Projektstatus mit Ampel, Meilensteintrendanalyse, Earned Value, Velocity, Durchlaufzeiten, Abrechnung und Deckungsbeitrag, Risiken und Änderungen.
• Frei und lokal: kostenlos, freie Software, keine Anmeldung, nichts wird übertragen.

Ein Werkzeug für sechs Vorgehensweisen

Beim Anlegen wählen Sie das Vorgehensmodell. Das Werkzeug setzt dazu eine passende Struktur ein, die Sie danach frei ändern:

• Wasserfall: Phasen nacheinander – Initialisierung, Konzeption, Realisierung, Test und Abnahme, Einführung. Am Ende jeder Phase steht ein Quality Gate mit Prüfkriterien. Erst die Freigabe öffnet die nächste Phase.
• V-Modell: Jeder Entwurfsstufe steht eine Prüfstufe gegenüber. Was in den Anforderungen festgelegt wird, prüft der Abnahmetest; was im Komponentenentwurf steht, der Komponententest. Eine eigene Ansicht zeigt das „V“ mit dem Stand beider Seiten.
• Rational Unified Process: vier Phasen – Konzeption, Entwurf, Konstruktion, Übergabe – mit Iterationen. Jede Phase endet mit einem Meilenstein: Ziele vereinbart, Architektur steht, erste Einsatzfähigkeit, Produktfreigabe. Arbeitspakete und Backlog-Einträge tragen eine Disziplin wie Anforderungen, Analyse und Design, Implementierung oder Test. Daraus zeichnet das Werkzeug die bekannte Verteilung der Arbeit über die Iterationen – geplant und tatsächlich gebucht.
• Scrum: Sprints gleicher Länge, Product Backlog mit Userstories und Story Points, Sprintziel, Velocity, Burndown und Release-Burnup.
• Kanban: kontinuierlicher Fluss ohne Sprints, WIP-Limits, Durchsatz, Durchlaufzeit und kumuliertes Flussdiagramm.
• Hybrid: klassischer Rahmen mit Quality Gates, die Realisierung in Sprints.

Das Modell lässt sich später wechseln; Plan, Backlog und Zeiten bleiben erhalten.

Plan und Gantt: tabellarisch und grafisch

Das Herzstück ist der Plan: links die Tabelle, rechts das Gantt-Diagramm. In der Tabelle tragen Sie Namen, Dauer in Arbeitstagen, Aufwand in Stunden und Fortschritt direkt ein. Mit Enter entsteht darunter ein neuer Vorgang. Alt und Pfeiltasten rücken ein, rücken aus und verschieben – so entsteht aus Phasen, Arbeitspaketen und Meilensteinen schnell eine Gliederung mit Projektstrukturplan-Nummern.

Im Gantt-Diagramm arbeiten Sie mit der Maus: Einen Balken ziehen Sie auf einen anderen Termin, am rechten Ende verlängern Sie ihn. Ziehen Sie den kleinen Punkt am Balkenende auf einen anderen Balken, verbinden Sie beide. Neben „Ende → Anfang“ kennt das Werkzeug die Abhängigkeiten „Anfang → Anfang“, „Ende → Ende“ und „Anfang → Ende“, jeweils mit Abstand oder Überlappung. Daraus rechnet es Termine und Puffer. Vorgänge ohne Puffer bilden den kritischen Pfad und erscheinen rot. Feiertage richten sich nach dem Bundesland, Betriebsferien tragen Sie zusätzlich ein.

Hält ein Vorgang seinen Termin nicht, zeigt das Werkzeug es an, statt den Plan schönzurechnen. Was laut Fortschritt länger dauert oder noch nicht begonnen hat, verschiebt die Prognose ab heute nach hinten, gestreift im Gantt. Ein festgehaltener Basisplan steht grau darunter. So sehen Sie auf einen Blick, wo Ihr Projekt vom ursprünglichen Plan abweicht.

Die Gliederung kennt keine feste Tiefe: Unter einer Phase liegen Iterationen oder Sprints, darunter Arbeitspakete, darunter Teilpakete – so fein, wie Ihr Projekt es braucht. Ein Sprint oder eine Iteration bleibt dabei ein Zeitrahmen fester Länge; reicht die Arbeit darin über sein Ende hinaus, weist das Werkzeug darauf hin.

Wer lieber in Strukturen denkt, nutzt den Projektstrukturplan als Baum: Teilprojekte nebeneinander, darunter Iterationen, Arbeitspakete und – auf Wunsch – die Userstories bis hinunter zu den einzelnen Tasks. Am gewählten Kasten legen Sie Unterpunkte, Nachfolger oder Einträge mit einem Klick an. Einen Kasten ziehen Sie auf einen anderen, um ihn dort einzuordnen. So wandert eine Userstory in eine andere Iteration oder ein Task unter eine andere Userstory.

Backlog, Board und das Kanban-Werkzeug

Für agile Vorhaben gibt es das Backlog mit Epics, Userstories („Als … möchte ich …, damit …“), Tasks und Fehlern, im klassischen Vorgehen auch mit Anforderungen. Jeder Eintrag lässt sich einem Sprint, einer Iteration oder einem Arbeitspaket zuordnen: Sie ziehen die Zeile einfach in die passende Gruppe. Je Sprint zeigt das Werkzeug die eingeplanten Story Points, die Kapazität des Teams und die bisherige Velocity. So erkennen Sie, wenn ein Sprint überfüllt ist. Ihr Aufwand fließt in Plan, Auslastung, Kosten und Abrechnung ein. Auf dem Board ändern Sie den Status durch Ziehen, WIP-Limits zeigen Überlast an.

Wer schon mit meinem Kanban-Board arbeitet, muss nichts doppelt pflegen. Das Projektmanagement-Werkzeug übernimmt die Karten aus einer Board-Datei oder direkt aus dem Kanban-Werkzeug im selben Browser. Dabei kommen Status samt Verlauf, Story Points, Beträge, Zuständige, Userstory-Sätze und die Definition of Done mit. Umgekehrt geben Sie das Backlog als Board-Datei aus, arbeiten im Kanban-Werkzeug weiter und übernehmen den neuen Stand wieder – die Einträge werden einander zugeordnet, es entstehen keine Doppel.

Ressourcen, Zeiten und Kosten

Einer Aufgabe lassen sich mehrere Personen zuordnen. Wer oben steht, ist der Lead und trägt die Hauptverantwortung; er ist deutlich markiert. Die Reihenfolge ändern Sie durch Ziehen oder per Klick, so wird jede andere Person zum Lead. Der geplante Aufwand verteilt sich auf alle Zuständigen.

Jede Person hat Wochenstunden, einen Anteil für das Projekt und Abwesenheiten. Hinzu kommen zwei Sätze: Der Kostensatz sagt, was eine Stunde das Projekt kostet. Der Verrechnungssatz sagt, was dem Auftraggeber berechnet wird. Die Auslastung verteilt den geplanten Aufwand auf die Wochen und vergleicht ihn mit der Kapazität. Überbuchte Wochen werden rot.

Personen und Rollen pflegen Sie im Werkzeug selbst oder übernehmen sie aus dem Stammdaten-Werkzeug. Ist dieser Anschluss eingeschaltet, kommen Namen, Kontaktdaten und Rollen aus den Stammdaten; Sätze und Kapazität bleiben im Projekt.

Zeiten erfassen Sie in einer Wochenansicht oder per „Zeit buchen“; ein neuer Name legt die Person dabei gleich im Team an. Sach- und Fremdkosten kommen als Einträge hinzu, geplant oder tatsächlich angefallen. Was Sie für den Auftraggeber beschaffen – Material und Waren, zugekaufte Fremdleistungen, Lizenzen sowie Wartung und Betrieb einer Software, die Sie für ihn einrichten und anpassen –, kennzeichnen Sie als „weiterberechnen“: mit Menge und Einheit, etwa 10 Nutzer oder 4 Stück, mit Aufschlag oder festem Verkaufspreis und bei Lizenzen mit dem Leistungszeitraum. Das gilt für Projekte jeder Art: Material kann ebenso Baumaterial wie gedruckte Unterlagen sein. Aus den Zahlen entsteht der Earned Value: Der Planwert zeigt, was bis heute geplant war; der Fertigstellungswert, was tatsächlich geschafft ist; die Ist-Kosten, was es gekostet hat. Kosten- und Terminindex sagen in je einer Zahl, ob das Projekt im Plan liegt. Die Kostenprognose rechnet die restliche Arbeit hoch.

Abrechnen – passend zum Vorgehen

Ein Festpreis-Projekt wird anders abgerechnet als ein Scrum-Team mit festem Sprintbudget. Das Werkzeug kennt fünf Arten:

• Nach Aufwand: gebuchte, abrechenbare Stunden mal Verrechnungssatz, dazu Auslagen – mit Obergrenze, die rechtzeitig warnt.
• Festpreis mit Zahlungsplan: Raten, die an Meilensteine gebunden sind, typisch für Wasserfall und V-Modell. Eine Rate wird abrechenbar, sobald ihr Meilenstein erreicht ist. Genehmigte Änderungen mit Preis kommen als Nachtrag hinzu.
• Je Sprint bzw. Iteration: eine Pauschale je abgeschlossenem Zeitrahmen, typisch für Scrum.
• Je Story Point bzw. Eintrag: erledigte und abgenommene Userstories mal Preis je Story Point oder mit ihrem eigenen Betrag, etwa aus dem Kanban-Board.
• Je Phase: jede Phase oder Iteration nach Aufwand oder pauschal. Beim RUP etwa werden Konzeption und Entwurf nach Aufwand abgerechnet, die Iterationen der Konstruktion zum Festpreis.

Zu jeder Art kommen die weiterberechneten Kosten hinzu. Alles Abrechenbare ist nach Leistungsarten gegliedert: Arbeitsstunden, pauschale Leistungen wie Raten oder Sprints, Material und Waren, Fremdleistungen, Lizenzen/Wartung/Betrieb, Reisekosten.

Rechnungen zu gezielten Leistungszeitpunkten

„Rechnung erstellen“ – in der Abrechnung oder direkt aus den Auswertungen – stellt die Rechnung zusammen. Sie wählen einen Zeitraum oder nur einen Stichtag, etwa das Monatsende, das Ende eines Sprints oder einen erreichten Meilenstein. Auf Wunsch rechnen Sie nur eine Phase oder ein Arbeitspaket ab. Jede Leistung lässt sich einzeln an- oder abwählen.

Auf der Rechnung fassen Sie die Arbeitsstunden je Person, Rolle, Arbeitspaket oder Stundensatz zusammen. Material, Fremdleistungen und Lizenzen erscheinen einzeln oder als je eine Position. Zwischensummen zeigen auf einen Blick, was Arbeitszeit war und was Material, Fremdleistung oder Software.

Die Anlage weist die Einzelheiten nach: jede Stunde mit Datum, Person, Arbeitspaket und Tätigkeit, jede Ausgabe mit Menge, Einzelpreis und Leistungszeitraum, auf Wunsch mit Lieferant. Bei Lizenzen nennt sie die Stunden für Einrichtung und Anpassung der Software. Wer es knapper mag, wählt nur die Zusammenfassung nach Leistungsarten.

Ein Klick übergibt die Rechnung an das Buchhaltungs-Werkzeug. Dort erhält sie ihre fortlaufende Nummer und alle Pflichtangaben, wird als PDF mit Anlage und als E-Rechnung abgelegt und per E-Mail versendet. Nummer, Versand und Zahlungseingang kommen automatisch ins Projekt zurück. Eine Stornierung gibt die enthaltenen Leistungen wieder frei. Der Leistungsnachweis lässt sich auch ohne Buchhaltung drucken oder als PDF speichern.

Risiken, Änderungen und Auswertungen

Ein Risikoregister mit Matrix aus Wahrscheinlichkeit und Auswirkung hält Maßnahmen, Verantwortliche und Prüftermine fest. Änderungsanträge werden mit Aufwand, Kosten und Terminwirkung bewertet. Nach der Genehmigung lassen sie sich als Arbeitspaket einplanen.

Die Auswertungen fassen alles zusammen: Projektstatus mit Ampel für Termin, Kosten, Qualität und Risiken; Termine mit Meilensteintrendanalyse, die zeigt, ob Termine nach hinten rutschen; Kosten mit Earned-Value-Verlauf; Ressourcen und Zeiten; Sprints, Velocity und Fluss; Phasen, Gates und Disziplinen; Abrechnung mit Rechnungen je Leistungsart und Deckungsbeitrag, von dort aus auch gleich „Rechnung erstellen“; Risiken und Änderungen. Jeder Bericht lässt sich drucken, als PDF speichern oder als CSV ausgeben. „Statusbericht festhalten“ legt Ampel und Kennzahlen mit Datum ab, damit der Verlauf über die Wochen sichtbar bleibt. Mehrere Projekte gemeinsam werten Sie mit der Projekt-Auswertung aus.

Projekte im Unternehmensmodell

Ein Projekt verändert meist mehr als sich selbst: Ziele, Fähigkeiten, Prozesse, Organisation oder IT-Systeme. Diese Zusammenhänge bildet mein 8EM-Modeller im 8-Ebenen-Modell ab; er befindet sich noch in Entwicklung. Das Projektmanagement-Werkzeug arbeitet mit ihm zusammen. Nach jeder Änderung stellt es einen berechneten Projektstand bereit – mit Ampeln, Fortschritt, Terminen, Meilensteinen samt Prognose und Trend, Kosten je Kostenart, Risiken und Team. Der Modeller übernimmt daraus die Meilensteinplanung in den Projektauftrag und auf Wunsch Termine, Kosten und Beteiligte; ein Klick gleicht später ab. Umgekehrt kommt ein im Modell beschriebener Projektauftrag mit Zielen, Zeitraum, Budget, Meilensteinen und Beteiligten im Projektmanagement an. Sie wählen das Vorgehensmodell, und daraus entsteht ein Projekt mit passender Vorlage, den Meilensteinen und den Beteiligten. Beides geht im selben Browser direkt oder über eine Datei.

Daten und Hinweise

Das Werkzeug läuft vollständig im Browser; empfohlen sind Chrome oder Edge. Gespeichert wird in einer Projektdatei auf Ihrem Rechner, zusätzlich hält der Browser den letzten Stand fest. Nichts wird übertragen. Jede Änderung lässt sich mit den großen Pfeilen oben zurücknehmen, ein Verlauf zeigt die letzten Schritte. Zum Ausprobieren gibt es sechs frei erfundene Beispielprojekte, eines je Vorgehensmodell. Sie sind relativ zum heutigen Tag angelegt, mit gebuchten Zeiten, Abrechnungen und Statusberichten. Zeiterfassung und Auslastungsberichte können der Leistungs- und Verhaltenskontrolle dienen. In Unternehmen mit Betriebsrat ist ihre Einführung deshalb mitbestimmungspflichtig. Das Werkzeug ist kostenlos und steht als freie Software unter der GPL zur Verfügung: Projektmanagement öffnen.

Fazit

Ein Werkzeug macht noch kein gutes Projekt. Es kann aber helfen, ehrlich hinzusehen: Wo stehen wir wirklich, was kostet es, was ist abrechenbar, wer ist überlastet? Ob Wasserfall, RUP oder Scrum – entscheidend ist, dass das Vorgehen zum Vorhaben passt und den Menschen im Projekt dient. Wenn Sie dabei Begleitung wünschen, finden Sie mehr unter Projektunterstützung und Coaching; einen Überblick über Vorgehensmodelle gibt mein Beitrag Effektives IT-Projektmanagement in KMU. Sprechen Sie mich gern im kostenfreien Erstgespräch an.

Quellen: Winston W. Royce: Managing the Development of Large Software Systems. Proceedings of IEEE WESCON, 1970. – Philippe Kruchten: The Rational Unified Process. An Introduction. 3. Aufl., Addison-Wesley, 2003. – Ken Schwaber, Jeff Sutherland: The Scrum Guide. November 2020. – David J. Anderson: Kanban. Blue Hole Press, 2010. – Project Management Institute: The Standard for Earned Value Management. 2019. – Rational Unified Process: ursprünglich Rational Software, heute IBM; „Rational“ ist eine Marke der International Business Machines Corporation und wird hier nur beschreibend verwendet. Bezeichnungen, Prüfkriterien und Vorlagen im Werkzeug sind eigene Formulierungen.