Projekt-Auswertung: Portfolio, Auslastung, Abrechnung

Dieser Beitrag wurde mit dem KI-Assistenten Claude erstellt und von Peter Hoenig veröffentlicht.

Ein einzelnes Projekt im Griff zu haben, ist das eine. Schwieriger wird es, wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen – das eine als Festpreis nach dem Wasserfall-Modell, das andere in Scrum-Sprints, ein drittes als laufende Betreuung nach Aufwand. Welches braucht Aufmerksamkeit? Wo wartet Geld darauf, abgerechnet zu werden? Und wer arbeitet eigentlich in drei Projekten gleichzeitig zu hundert Prozent? Für diese Fragen habe ich zum Projektmanagement-Werkzeug eine Projekt-Auswertung gebaut. Sie liest die Projektdateien und wertet sie gemeinsam aus.

Auf einen Blick

• Mehrere Projekte laden: einzelne Projektdateien, einen ganzen Ordner oder den aktuellen Stand aus dem Projektmanagement-Werkzeug im selben Browser.
• Portfolio: Ampeln für Termin, Kosten, Qualität und Risiken, Fortschritt, Prognose-Ende, Kosten- und Terminindex sowie Abrechnung je Projekt.
• Termine: Laufzeiten aller Projekte mit Ziel-Ende und Meilensteinen, dazu die nächsten zwölf Wochen.
• Auslastung über alle Projekte: geplante Stunden jeder Person aus allen Projekten zusammen, verglichen mit ihren Wochenstunden.
• Abrechnung: Planerlös, abgerechnet, bezahlt, offen, jetzt abrechenbar, Deckungsbeitrag und Ergebnisprognose – je Projekt und je Abrechnungsart.
• Kosten, agile Kennzahlen, Einzelberichte: Kostenarten und Personalkosten über alle Projekte, Velocity und Durchlaufzeiten, alle Berichte eines einzelnen Projekts.
• Ausgabe: Drucken oder als PDF speichern, Kennzahlen als CSV.
• Frei und lokal: kostenlos, freie Software, liest nur und überträgt nichts.

Portfolio: Wo brennt es?

Die Portfolio-Ansicht stellt alle geladenen Projekte untereinander dar. Für jedes Projekt sehen Sie das Vorgehensmodell, die Ampeln für Termin, Kosten, Qualität und Risiken, den Fortschritt, das voraussichtliche Ende und den Verzug gegenüber dem Ziel. Dazu kommen Plan-, Ist- und prognostizierte Kosten, der Kosten- und der Terminindex aus dem Earned Value sowie Planerlös, abgerechneter und abrechenbarer Betrag.

Ein Bild ordnet alle Projekte nach Kosten- und Terminindex ein. Rechts oben liegen die Projekte, die günstiger und schneller sind als geplant, links unten die, die mehr kosten und länger brauchen. Die Größe des Kreises steht für die Plankosten. Darunter folgen die nächsten Meilensteine aller Projekte und die Hinweise, die die Projekte selbst melden: überfällige Quality Gates, Überbuchungen, abrechenbare Beträge.

Auslastung: Wer arbeitet in mehreren Projekten?

In jedem einzelnen Projekt kann die Planung stimmen – und trotzdem ist eine Person überbucht, weil sie in drei Projekten eingeplant ist. Die Projekt-Auswertung legt die geplanten Stunden aller Projekte je Woche übereinander und vergleicht sie mit den vollen Wochenstunden der Person, abzüglich Feiertagen und Abwesenheiten. Grün heißt im Rahmen, Gelb knapp, Rot überbucht. Beim Zeigen auf eine Woche sehen Sie, welches Projekt wie viele Stunden beansprucht.

Dieselbe Person erkennt das Werkzeug an der Verknüpfung mit dem Stammdaten-Werkzeug oder am gleichen Namen. Wer Personen zentral in den Stammdaten pflegt, bekommt hier also verlässliche Zahlen, auch wenn ein Name in einem Projekt einmal anders geschrieben ist.

Abrechnung: Was ist offen, was ist verdient?

Projekte werden unterschiedlich abgerechnet: nach Aufwand, zum Festpreis mit Zahlungsplan, je Sprint oder Iteration, je Story Point oder je Phase. Die Projekt-Auswertung führt das zusammen:

• Je Projekt: Planerlös, abgerechnet, bezahlt, offene Forderungen, jetzt abrechenbar, Ist-Kosten, Deckungsbeitrag, Marge und Ergebnisprognose.
• Je Abrechnungsart: abgerechnete und abrechenbare Beträge im Vergleich.
• Je Leistungsart: Arbeitsstunden, pauschale Leistungen, Material und Waren, Fremdleistungen, Lizenzen/Wartung/Betrieb und Reisekosten – abgerechnet und jetzt abrechenbar, je Projekt und zusammen.
• Je Monat: gestellte Abrechnungen der letzten zwölf Monate, gestapelt nach Projekt.
• Offene Rechnungen mit Fälligkeit; überfällige sind markiert. Läuft das Buchhaltungs-Werkzeug im selben Browser, steht daneben der aktuelle Stand der Rechnung – Nummer, versandt, bezahlt.
• Jetzt abrechenbar: die Positionen je Projekt nach Leistungsart, etwa eine erreichte Festpreis-Rate, ein abgeschlossener Sprint, die Stunden des letzten Monats oder für den Kunden beschaffte Lizenzen.

Bei Festpreisen rechnet das Werkzeug die erbrachte Leistung mindestens als Anteil des Auftragswerts nach dem Fortschritt. So zeigt der Deckungsbeitrag auch zwischen zwei Raten ein realistisches Bild. Die Ergebnisprognose stellt den Planerlös der Kostenprognose gegenüber und zeigt damit früh, ob ein Festpreis-Projekt ins Minus läuft.

Kosten, Fluss und Einzelberichte

Die Kostenansicht zeigt Ist-Kosten und Prognose je Projekt gegen das Budget, die Kosten nach Kostenart über alle Projekte und die Personalkosten je Person mit dem verrechenbaren Wert. „Agil und Fluss“ fasst Sprints, Velocity und Story Points zusammen, dazu Durchsatz und Durchlaufzeiten für Kanban-Projekte. Die Ansicht „Einzelprojekt“ öffnet alle Berichte eines Projekts so, wie sie auch im Projektmanagement-Werkzeug stehen.

Jede Ansicht lässt sich drucken oder als PDF speichern. Ein Gesamtbericht fasst Portfolio, Termine, Auslastung, Abrechnung und Kosten zusammen. Die Kennzahlen gehen zusätzlich als CSV nach Excel.

Daten und Hinweise

Die Projekt-Auswertung läuft im Browser; empfohlen sind Chrome oder Edge. Sie liest die Projektdateien nur und ändert nichts daran. Chrome und Edge merken sich auf Wunsch den gewählten Ordner, sodass beim nächsten Mal ein Klick genügt. Nichts wird übertragen. Zum Ausprobieren lädt „Beispiele“ sechs frei erfundene Projekte, eines je Vorgehensmodell, mit einem teilweise gemeinsamen Team. Auslastungs- und Zeitauswertungen können der Leistungs- und Verhaltenskontrolle dienen; in Unternehmen mit Betriebsrat ist ihre Einführung mitbestimmungspflichtig. Die Auswertungen beschreiben Projekte – sie sind nicht dazu gedacht, einzelne Personen zu bewerten. Das Werkzeug ist kostenlos und steht als freie Software unter der GPL zur Verfügung: Projekt-Auswertung öffnen.

Fazit

Mehrere Projekte zu steuern heißt vor allem, rechtzeitig zu sehen, wo etwas aus dem Ruder läuft – bei Terminen, beim Geld und bei den Menschen, die die Arbeit tragen. Die Projekt-Auswertung bringt diese drei Blickwinkel auf eine Seite. Wenn Sie Ihre Projektlandschaft ordnen oder ein Projektbüro aufbauen möchten, finden Sie mehr unter Projektunterstützung und Coaching und IT-gestützte Organisationsberatung. Sprechen Sie mich gern im kostenfreien Erstgespräch an.

Quellen: Project Management Institute: The Standard for Earned Value Management. 2019. – Project Management Institute: The Standard for Portfolio Management. 4. Aufl., 2017. – Daniel S. Vacanti: Actionable Agile Metrics for Predictability. 2015. Kennzahlen, Bezeichnungen und Darstellungen im Werkzeug sind eigene.