MC4Y-Suite: Netzlaufwerk, Kalenderabgleich und E-Mail-Hinweise

Dieser Beitrag wurde mit dem KI-Assistenten Claude erstellt und von Peter Hoenig veröffentlicht.

Eine gemeinsame Ablage hilft nur, wenn sie sich in den Alltag einfügt. Wer eine Word-Datei bearbeiten will, möchte sie nicht erst im Browser herunterladen und danach wieder hochladen. Wer seine Termine im Kalenderprogramm auf dem Handy pflegt, möchte keinen zweiten Kalender öffnen. Und wer nicht ständig im Portal sitzt, möchte trotzdem erfahren, dass ihm jemand eine Aufgabe zugewiesen hat. Deshalb habe ich die MC4Y-Produktivitätssuite um mehrere Dinge ergänzt, die genau diese Wege kürzer machen.

Die Ablage als Laufwerk

Im Explorer verbinden Sie ein Netzlaufwerk mit der Adresse, die die Suite unter „Mein Konto › Netzlaufwerk und Kalender“ anzeigt. Danach sehen Sie die Bibliotheken, auf die Sie Zugriff haben – nicht mehr und nicht weniger. Wer nur lesen darf, kann Dateien öffnen, aber nicht ändern; wer Vollzugriff hat, darf auch Ordner umbenennen und löschen. Gelöschte Dokumente landen im Papierkorb der Suite und lassen sich dort zurückholen.

Office-Programme speichern nicht einfach eine Datei, sondern arbeiten mit Zwischendateien und Umbenennungen. Die Suite erkennt diese Zwischenschritte: Aus einem Speichervorgang in Word oder Excel wird genau eine neue Fassung desselben Dokuments – ohne Hilfsdateien in der Ablage und ohne leere Zwischenstände. Hat jemand eine Datei über das Laufwerk geöffnet, ist sie für andere gesperrt; ein in der Suite ausgechecktes Dokument nimmt das Laufwerk nicht an.

Der Kalender im eigenen Programm

Für den Kalender gibt es eine zweite Adresse. Kalenderprogramme, die CalDAV beherrschen, finden darüber Ihre Kalender in der Suite und gleichen sie ab: neue Termine, Änderungen, Serien mit Ausnahmen und Erinnerungen. Private Termine anderer Personen in einem gemeinsamen Kalender erscheinen nur als „belegt“ und lassen sich nicht ändern. Geprüft habe ich den Abgleich bisher mit einem eigenen Prüfstand nach den Regeln des Standards; die Erprobung mit einzelnen Kalenderprogrammen steht noch aus.

Zugangskennwörter statt Ihres Kennworts

Ein Laufwerk oder ein Kalenderprogramm speichert sein Kennwort dauerhaft. Deshalb verwendet die Suite dafür eigene Zugangskennwörter: je Gerät eines, mit einem Namen wie „Laptop“ oder „Handy“. Die Suite zeigt jedes nur einmal an und speichert danach nur einen Prüfwert, nicht das Kennwort selbst. Geht ein Gerät verloren, widerrufen Sie genau dieses eine Zugangskennwort – alle anderen arbeiten weiter. Die Verwaltung kann zudem alle Zugangskennwörter einer Person auf einmal widerrufen.

Hinweise per E-Mail – über Ihren Mailserver

Bisher erschienen Meldungen nur im Portal, oben in der Kopfzeile unter der Glocke 🔔 (Knopf „Meldungen“). Jetzt kann jede Person in „Mein Konto“ wählen: keine E-Mails, jede Meldung sofort oder eine tägliche Zusammenfassung, auf Deutsch oder Englisch. Wer möchte, bekommt dazu die Erinnerungen an eigene Termine und Einladungen per E-Mail – zum selben Zeitpunkt wie im Kalender, auch über die Zeitumstellung hinweg. Die Installation richtet dafür einen Versand alle fünf Minuten ein. Die E-Mails gehen über den Mailserver, den die Verwaltung bei der Einrichtung oder später unter „Verwaltung › E-Mail“ einträgt – die Suite schickt nichts über fremde Dienste. Das Kennwort für den Mailserver speichert sie verschlüsselt; der Schlüssel liegt getrennt davon und gehört nicht in die Sicherung. Die Verbindung zum Mailserver wird verschlüsselt und sein Zertifikat geprüft; über eine unverschlüsselte Verbindung schickt die Suite kein Kennwort.

Anhänge und Stammdaten

In den Werkzeugen der Suite lassen sich Dokumente aus der Ablage anhängen, statt sie zu kopieren. Ändert jemand das Dokument, sehen alle die neue Fassung. Die Ablage nennt unter „Verwendet in“, wo das Dokument angehängt ist – angezeigt wird das nur, wenn Sie das jeweilige Werkzeug auch lesen dürfen.

Aufgaben, Termine und Dokumente verweisen jetzt auf die zentralen Stammdaten. Benennen Sie dort einen Standort oder eine Kostenstelle um, zeigen Aufgaben, Kalender und Ablage den neuen Namen. Wird ein Eintrag in den Stammdaten gelöscht, bleibt der Name stehen und ist als „fehlt“ gekennzeichnet – nichts verschwindet still.

Auch ohne Zertifikat im eigenen Netz

Manche Teams betreiben die Suite in einem kleinen Netz ohne eigenes Zertifikat. Die Installation unter Windows, Linux und macOS kann deshalb HTTP zusätzlich erlauben. Die Anmeldeseite weist dann deutlich darauf hin, dass die Verbindung nicht verschlüsselt ist, und nennt die sichere Adresse, wenn es eine gibt. Für Netzlaufwerk und Kalenderabgleich empfehle ich HTTPS: Windows schickt das Kennwort eines Netzlaufwerks nur über eine verschlüsselte Verbindung mit einem vertrauenswürdigen Zertifikat. Auf einem Einzelplatz-Rechner ohne Zertifikat zeigt die Suite deshalb eine eigene Laufwerksadresse an, die nur auf diesem Rechner gilt.

Fazit

Die Suite rückt näher an die Programme, mit denen Sie ohnehin arbeiten: Dateien im Explorer, Termine im Kalenderprogramm, Hinweise im Postfach. Rechte, Fassungen und Protokoll gelten dabei unverändert – und alle Daten bleiben auf Ihrem eigenen Server. Wenn Sie die Suite ausprobieren möchten, finden Sie die Anleitung unter MC4Y-Suite installieren. Fragen beantworte ich gern über das Kontaktformular.