Projektmanagement

Ein Werkzeug für Projekte kleiner und mittlerer Unternehmen: planen (Tabelle und Gantt-Diagramm), steuern (Fortschritt, Kosten, Ressourcen, Risiken), abrechnen und auswerten – nach dem Vorgehen, das zum Projekt passt. Alles bleibt auf Ihrem Gerät.

Vorgehensmodelle

• Wasserfall: Phasen nacheinander (Initialisierung, Konzeption, Realisierung, Test und Abnahme, Einführung), am Ende jeder Phase ein Quality Gate mit Prüfkriterien und Freigabe.
• V-Modell (im allgemeinen Sinn, nicht das V-Modell XT): jede Entwurfsstufe links hat ihre Prüfstufe rechts – Anforderungen ↔ Abnahmetest, Systemspezifikation ↔ Systemtest, Systementwurf ↔ Integrationstest, Komponentenentwurf ↔ Komponententest.
• Rational Unified Process (RUP): vier Phasen – Konzeption, Entwurf, Konstruktion, Übergabe – mit Iterationen; jede Phase endet mit einem Meilenstein (Ziele vereinbart, Architektur steht, erste Einsatzfähigkeit, Produktfreigabe). Arbeitspakete und Backlog-Einträge tragen eine Disziplin (Anforderungen, Analyse und Design, Implementierung, Test …); die Ansicht zeigt, wie sich der Aufwand über die Iterationen verteilt.
• Scrum: Sprints gleicher Länge, Product Backlog mit Userstories und Story Points, Sprintziel, Velocity, Burndown und Release-Burnup.
• Kanban: kontinuierlicher Fluss ohne Sprints, WIP-Limits, Durchsatz, Durchlaufzeit und kumuliertes Flussdiagramm.
• Hybrid: klassischer Rahmen mit Quality Gates, die Realisierung in Sprints.

Beim Anlegen setzt „Vorlage einsetzen“ die passende Struktur ein. Das Modell lässt sich später wechseln; Plan, Backlog und Zeiten bleiben.

Plan und Gantt

• Links die Tabelle, rechts das Gantt-Diagramm. Namen, Dauer (Arbeitstage), Aufwand (Stunden) und Fortschritt direkt in der Tabelle ändern. Enter im Namen legt darunter einen neuen Vorgang an; Alt+→/← rückt ein bzw. aus (Phase → Arbeitspaket), Alt+↑/↓ verschiebt.
• Beliebig tief gliedern: „↳ Unterpunkt“ (oder Einfg) legt in der gewählten Zeile einen Unterpunkt an – Phase → Iteration oder Sprint → Arbeitspaket → Teilpaket → … Ein Rechtsklick auf eine Zeile, einen Balken oder einen Kasten im Strukturplan bietet alle Befehle (Unterpunkt, danach, Meilenstein, Userstory oder Task hier, ein-/ausrücken, verschieben, löschen).
• Ein Arbeitspaket mit Unterpunkten wird zum Sammelvorgang: Dauer, Aufwand und Fortschritt ergeben sich aus den Unterpunkten. Sprints und Iterationen behalten dagegen ihre Länge als Zeitrahmen (helle Fläche im Gantt, rechtes Ende ziehen = Länge); ihre Unterpunkte liegen darin. Reicht der Inhalt über das Ende hinaus, ist der Überhang schraffiert und die Übersicht weist darauf hin. Userstories und Tasks, die dem Zeitrahmen selbst zugeordnet sind, zählen weiterhin mit.
• Im Gantt: Balken ziehen legt einen festen Beginn fest, rechtes Ende ziehen ändert die Dauer, den Punkt am Ende auf einen anderen Balken ziehen verbindet beide (Ende → Anfang). Eine Linie anklicken, um die Art (Ende → Anfang, Anfang → Anfang, Ende → Ende, Anfang → Ende), einen Abstand oder das Löschen zu wählen. In der reinen Tabelle gibt es die Spalte „Vorgänger“ (z. B. 1.2; 2.1EA+3).
• Rot = kritischer Pfad (ohne Puffer). Gestreift = Prognose: Was laut Fortschritt länger dauert oder noch nicht begonnen hat, verschiebt das Werkzeug ab heute nach hinten (abschaltbar unter „Schätzung und Regeln“). Grau darunter = Basisplan, wenn einer festgehalten ist.
• Feiertage nach Bundesland und eigene freie Tage zählen nicht als Arbeitstage.
• Struktur zeigt den Projektstrukturplan als Baum – mit dem Häkchen „Backlog-Einträge“ bis hinunter zu den einzelnen Userstories und Tasks unter ihrem Sprint, ihrer Iteration oder ihrem Arbeitspaket; nicht eingeplante Einträge stehen in einer eigenen Spalte. Am gewählten Kasten: ↳ Unterpunkt, ＋ gleichrangig danach, 📘 Userstory, Task, Fehler oder Anforderung. Einen Kasten auf einen anderen ziehen ordnet ihn dort ein – Einträge auch in einen anderen Zeitrahmen, unter eine Userstory oder zurück ins Product Backlog. ▾/▸ klappt Zweige auf und zu.

Backlog, Board und Kanban-Board

• Epics, Userstories („Als … möchte ich …, damit …“), Tasks, Fehler und Anforderungen. Einträge werden einem Sprint, einer Iteration oder einem Arbeitspaket zugeordnet (Zeilen in der Gruppierung „nach Zeitrahmen“ dorthin ziehen). Ihr Aufwand – Stunden oder Story Points × Umrechnung – fließt in Plan, Auslastung, Kosten und Abrechnung.
• Im Board ändern Sie den Status durch Ziehen. WIP-Limits zeigen Überlast an.
• Kanban-Board einbinden: „▦ Kanban-Board …“ übernimmt Karten aus einer Datei *.kanban.json oder aus dem Kanban-Werkzeug im selben Browser – mit Status-Verlauf, Story Points, Beträgen und Zuständigen. Umgekehrt lässt sich das Backlog als Board-Datei ausgeben, dort bearbeiten und wieder übernehmen; die Einträge werden einander zugeordnet.

Ressourcen, Zeiten, Kosten

• Personen haben Wochenstunden, einen Anteil für das Projekt, Abwesenheiten, einen Kostensatz (was eine Stunde kostet) und einen Verrechnungssatz (was dem Auftraggeber berechnet wird). Die Auslastung verteilt den geplanten Aufwand gleichmäßig auf die Dauer und vergleicht mit der Kapazität.
• Mehrere Zuständige mit Lead: Arbeitspakete, Userstories, Tasks und Fehler können mehrere Personen haben. Ein Klick auf die Kürzel bzw. „＋“ in der Plantabelle, der Backlog-Tabelle oder auf einer Board-Karte öffnet das Fenster „Zuständig“ (ebenso Rechtsklick › „Zuständige …“ und das Feld „Zuständig“ in den Eigenschaften). Dort: Namen eintippen und Enter – eine vorhandene Person wird zugeordnet (auch über die ersten Buchstaben oder das Kürzel), ein neuer Name legt die Person im Team an; oder unter „Aus dem Team“ anklicken bzw. „👥 aus den Stammdaten …“. Wer oben steht, ist der Lead – markiert mit „★ Lead“ und einem goldenen Ring um das Kürzel. Die Reihenfolge ändern Sie durch Ziehen, mit ▲▼ oder mit ★ („zum Lead machen“). Wird jemand Lead, erscheint er in Tabelle, Gantt und Board vorne, und die bisherige Lead-Person rückt ans Ende der Liste. Der geplante Aufwand verteilt sich gleichmäßig auf alle Zuständigen. Das Kanban-Board kennt nur eine Person je Karte – dorthin geht der Lead.
• Zeiten erfassen Sie in der Wochenansicht oder über „⏱ Zeit buchen“. Ist-Kosten = gebuchte Stunden × Kostensatz + Sach- und Fremdkosten.
• Kosten, die der Auftraggeber trägt – Material und Waren, zugekaufte Fremdleistungen, Lizenzen sowie Wartung, Betrieb und Hosting für Software, die Sie für ihn beschaffen und ggf. anpassen, Reisekosten – erfassen Sie unter 💶 Kosten als Ist-Kosten mit Häkchen „weiterberechnen“. Dazu Menge und Einheit (z. B. 10 Nutzer, 4 Stück, 1 Monat), Aufschlag oder fester Verkaufspreis je Einheit und bei Lizenzen und Wartung der Leistungszeitraum (Zeile anklicken → Eigenschaften rechts). Die Kostenart bestimmt die Leistungsart auf der Rechnung; sie lässt sich je Ausgabe ändern. Das gilt für Projekte jeder Art – Material kann ebenso Baumaterial wie Druckerzeugnisse sein.
• Earned Value: Planwert (PV) aus dem Basisplan, Fertigstellungswert (EV) aus dem Fortschritt, Ist-Kosten (AC). CPI = EV ÷ AC, SPI = EV ÷ PV; die Kostenprognose (EAC) rechnet die Restarbeit mit dem bisherigen CPI hoch.

Abrechnung

• Nach Aufwand: gebuchte abrechenbare Stunden × Verrechnungssatz, dazu weiterberechenbare Auslagen – mit optionaler Obergrenze.
• Festpreis mit Zahlungsplan (typisch Wasserfall, V-Modell): Raten an Meilensteine gebunden; eine Rate wird abrechenbar, wenn ihr Meilenstein erreicht ist. Genehmigte Änderungen mit Preis werden als Nachtrag abgerechnet.
• Je Sprint bzw. Iteration (typisch Scrum): eine Pauschale je abgeschlossenem Zeitrahmen.
• Je Story Point bzw. Eintrag: erledigte, abgenommene Userstories × Preis je Story Point – oder mit dem Betrag des Eintrags, z. B. aus dem Kanban-Board.
• Je Phase (typisch RUP, Hybrid): jede Phase bzw. Iteration nach Aufwand oder pauschal, z. B. Konzeption und Entwurf nach Aufwand, Konstruktion zum Festpreis je Iteration.

Zu jeder Abrechnungsart kommen die weiterberechneten Kosten hinzu. Alles Abrechenbare ist nach Leistungsarten gegliedert: Arbeitsstunden, pauschale Projektleistungen (Raten, Sprints, Story Points, Nachträge), Material und Waren, Fremdleistungen, Lizenzen/Wartung/Betrieb, Reisekosten, Sonstiges.

Rechnungen erstellen und an die Buchhaltung übergeben

1. „🧾 Rechnung erstellen …“ (Ansicht Abrechnung oder Auswertungen › „Abrechnung, Rechnungen und Deckungsbeitrag“): Leistungen vom … bis (Stichtag) – so rechnen Sie gezielt einzelne Leistungszeitpunkte ab, z. B. einen Monat, das Ende eines Sprints oder einen erreichten Meilenstein; leer gelassenes „vom“ nimmt alles noch nicht Abgerechnete bis zum Stichtag. Umfang: ganzes Projekt oder nur eine Phase bzw. ein Arbeitspaket mit Unterpunkten.
2. Je Leistungsart einzelne Leistungen an- oder abwählen („Einzelposten zeigen“). Arbeitsstunden fassen Sie je Person, Rolle, Arbeitspaket oder Stundensatz zusammen; Material, Fremdleistungen und Lizenzen erscheinen einzeln oder als je eine Position „lt. Anlage“.
3. Anlage: Einzelnachweis (alle Stunden mit Datum, Person, Bezug und Tätigkeit; jede Ausgabe mit Menge, Einzelpreis, Leistungszeitraum, wahlweise Lieferant; bei Lizenzen der Hinweis auf die Stunden für Einrichtung und Anpassung), nur Zusammenfassung oder ohne. „🖨“ druckt den Leistungsnachweis mit Anlage.
4. „📤 An die Buchhaltung übergeben“: Im Buchhaltungs-Werkzeug (gleicher Browser) erscheint die Rechnung im Reiter Rechnungen unter „📥 aus dem Projektmanagement“ – übernehmen, prüfen, stellen (fortlaufende Nummer, PDF mit Anlage, XRechnung) und mit „✉ Versenden“ verschicken. Nummer, Datum, Versand und Zahlung kommen automatisch zurück; das Projekt setzt den Status selbst. Arbeitet die Buchhaltung woanders, speichern Sie die Übergabe als Datei *.rechnung.json und ziehen sie dort ins Fenster.

Eine Abrechnung sperrt die enthaltenen Zeiten und Ausgaben; Stornieren (hier oder in der Buchhaltung) macht sie wieder abrechenbar. Die Rechnung mit den Pflichtangaben nach § 14 UStG entsteht in der Buchhaltung; der Leistungsnachweis allein ist keine Rechnung.

Risiken, Änderungen, Auswertungen

• Risikoregister mit Matrix (Wahrscheinlichkeit × Auswirkung), Maßnahmen, Verantwortlichen. Änderungsanträge mit Aufwand, Kosten, Terminwirkung, Entscheidung; genehmigte lassen sich als Arbeitspaket einplanen.
• Auswertungen: Projektstatus mit Ampel, Termine mit Meilensteintrendanalyse, Kosten und Earned Value, Ressourcen und Zeiten, Sprints/Velocity/Fluss, Phasen und Gates, Abrechnung und Rechnungen (abrechenbar und abgerechnet je Leistungsart, Stand in der Buchhaltung, direkt „Rechnung erstellen“), Risiken – als PDF (Drucken) und CSV. „📌 Statusbericht festhalten“ speichert Ampel und Kennzahlen mit Datum für den Verlauf.
• Mehrere Projekte gemeinsam (Portfolio, Auslastung über alle Projekte, Abrechnung) wertet die Projekt-Auswertung aus – ein eigenes Werkzeug, das Projektdateien liest.

Zusammenarbeit mit dem 8EM-Modeller

• Projektstand für den Modeller: Nach jeder Änderung stellt das Werkzeug den berechneten Stand des Projekts bereit – Ampeln, Fortschritt, Ziel- und Prognose-Ende, Meilensteine mit Plan, Prognose und Meilensteintrend, Phasen, Kosten je Kostenart (Plan, Ist, Prognose), Erlöse, Risiken und Team. Im 8EM-Modeller wählen Sie beim Projekt (Ebene 7b) „📋 Projektstand übernehmen“: Er zeigt Ampel und Trend, aktualisiert auf Wunsch die Meilensteintabelle des Projektauftrags (daraus die Zeitleiste), Beginn, Ende und Status sowie die Kosteneinträge des Projekts. Im selben Browser geht das ohne Datei; sonst wählen Sie dort die gespeicherte Projektdatei – sie enthält den Stand vom Zeitpunkt des Speicherns.
• Projektauftrag aus dem Modeller: Übergibt der 8EM-Modeller ein Projekt („📤 An das Projektmanagement“), erscheint es hier in der Übersicht unter „📥 Aus dem 8EM-Modeller“ (bzw. öffnen Sie die Datei *.projektauftrag.json mit „Öffnen“). „Als Projekt anlegen“: Vorgehensmodell wählen, auf Wunsch dessen Vorlage einsetzen; Name, Ziel, Beschreibung, Zeitraum, Budget, Beteiligte mit Rollen und die Meilensteine (Termin als „frühestens am“) werden übernommen. Das Projekt behält die Kennung aus dem Modeller – dort steht danach sein Stand zum Abgleich bereit. Bitte gleich speichern.
• Kennung und Verbindung sehen Sie unter „⚙ Projekt und Team“ › „Basisplan und Austausch“.

Personen und Stammdaten

Personen und Rollen pflegen Sie unter „⚙ Projekt und Team“. Ist der Anschluss an das Stammdaten-Werkzeug eingeschaltet („👥“ oben), lassen sich Personen mit ihren Rollen übernehmen und verknüpfen; Namen, Kontaktdaten und Rollen kommen dann aus den Stammdaten, Sätze und Kapazität bleiben hier. Ohne Anschluss arbeitet das Werkzeug eigenständig.

Tasten

N neuer Eintrag in der aktuellen Ansicht · Einfg Unterpunkt in der gewählten Zeile bzw. im gewählten Kasten · Entf gewählten Eintrag löschen · Esc Auswahl aufheben · Strg+Z/Y Rückgängig/Wiederholen (auch mit den großen Pfeilen oben, ▾ für mehrere Schritte) · Strg+S Speichern · F1 Hilfe.

Speichern und Datenschutz

Gespeichert wird in einer Datei *.projekt.json; zusätzlich hält der Browser einen Zwischenstand. Nichts wird übertragen. Zeiterfassung und Auslastungsberichte können der Leistungs- und Verhaltenskontrolle dienen – in Unternehmen mit Betriebsrat ist ihre Einführung mitbestimmungspflichtig. Personenbezogene Angaben nur so weit erfassen, wie Planung und Abrechnung es brauchen.

Die Beispiele sind frei erfunden. Rational Unified Process: ursprünglich Rational Software, heute IBM; „Rational“ ist eine Marke der International Business Machines Corporation, der Name wird nur beschreibend verwendet. Scrum nach dem Scrum Guide (Schwaber, Sutherland). Phasen- und Meilensteinbezeichnungen und alle Prüfkriterien sind eigene Formulierungen. Das Werkzeug ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

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