Der Kunden-Navigator hilft kleinen und mittleren Unternehmen, ihre Bestandskunden gut zu betreuen: Wer sind die Ansprechpersonen, was wurde zuletzt besprochen, welche Anliegen sind offen, welche Verträge laufen aus, wer hat in Werbung eingewilligt, wie zufrieden sind die Kunden – und was steht in der Buchhaltung noch offen? Neue Kunden gewinnen Sie mit dem Vertriebs-Navigator; gewonnene Kunden kommen von dort hierher.
Kundenakte
Klick auf einen Kunden zeigt rechts die Akte: Kennzahlen (Umsatz, offene Posten, Vertragswert, Kundenwert, Zufriedenheit, letzter Kontakt), Stammangaben, Ansprechpersonen mit ihren Kontaktwegen, Rechnungen, Anliegen, Verträge, Rückmeldungen, Wiedervorlagen und den Kontaktverlauf. Die Ampel fasst zusammen, wo Handlungsbedarf besteht – offene Beschwerden, überfällige Rechnungen, nahende Kündigungsfristen, Unzufriedenheit oder lange Funkstille. Die Übersicht zeigt das für alle Kunden auf einen Blick.
Anliegen und Beschwerden
Anfragen, Beschwerden, Reklamationen, Änderungswünsche, Störungen und auch Lob erfassen Sie als Anliegen mit Priorität und Frist (Vorschlag nach Priorität in Werktagen, unter Einstellungen änderbar). Im Board ziehen Sie Karten von „Neu“ über „In Bearbeitung“ und „Wartet auf Kunde“ nach „Gelöst“; dabei halten Sie die Lösung und – wenn erfragt – die Zufriedenheit fest. Die Antwort-Vorlage übernimmt die Lösung in den Text.
Verträge und Fristen
Je Vertrag: Betrag und Rhythmus, Laufzeit, Kündigungsfrist und automatische Verlängerung. Das Werkzeug schreibt das Laufzeitende bei Verlängerung fort und zeigt, bis wann gekündigt bzw. verhandelt werden muss; mit „⏰ vor der Frist erinnern“ entsteht eine Wiedervorlage. Verträge mit „über den Kunden-Navigator abrechnen“ legen je Zeitraum eine Leistung an, die Sie an die Buchhaltung geben.
Kunden und Dienstleister
Neben Kunden führen Sie hier auch Ihre eigenen Dienstleister (Lieferanten, Steuerberatung, Hosting, Software, Versicherungen …). Bei jedem Partner wählen Sie „Kunde“, „Dienstleister“ oder „beides“. Verträge haben eine Seite: mit einem Kunden (Sie erbringen die Leistung, Einnahmen) oder mit einem Dienstleister (Sie beziehen die Leistung, Ausgaben – mit Vertrags- bzw. Kundennummer beim Dienstleister). Die Ansicht „🛠 Dienstleister“ zeigt Ansprechpersonen, Verträge mit Kündigungsfristen, Eingangsrechnungen und Ausgaben je Dienstleister. Kundenwert, Zufriedenheit und Einwilligungen in Werbung betreffen nur Kunden.
Dokumente
Zu Kunden, Dienstleistern, Verträgen, Anliegen und E-Mails legen Sie beliebig viele Dokumente ab: Datei in den Abschnitt „📎 Dokumente“ ziehen oder „＋“ wählen. Je Dokument halten Sie Art (Vertrag, Nachtrag, Angebot, Rechnung, Kündigung, Schriftverkehr …), Datum, Bezeichnung und eine Notiz fest; Öffnen, Herunterladen, per E-Mail senden und Löschen gehen direkt am Dokument. Alle Dokumente zusammen finden Sie unter „📨 E-Mails, Dokumente“. Unter „⚙ Einstellungen › Dokumente und E-Mail“ wählen Sie, wo die Dateien liegen:
- im Datenbestand (Standard): Die Dateien liegen im Speicher dieses Browsers und werden beim Speichern in die Datei
*.kunden.json mitgeschrieben – die Datei wird dadurch größer.
- in einem Dokumentenordner (Chrome, Edge): Sie wählen einen Ordner, z. B. in Ihrer Cloud-Ablage; jedes Dokument wird dort als normale Datei abgelegt, je Kunde bzw. Dienstleister und je Vertrag in einem Unterordner. Die Datei
*.kunden.json merkt sich nur den Pfad.
E-Mails übernehmen
Ziehen Sie E-Mails als Datei in „📨 E-Mails, Dokumente“, in eine Akte oder in einen Vertrag – oder wählen Sie „📥 E-Mails übernehmen …“. Gelesen werden .msg (klassisches Outlook: E-Mail aus der Liste auf den Desktop bzw. in einen Ordner ziehen oder „Datei › Speichern unter“) und .eml (Thunderbird: auf den Desktop ziehen oder „Speichern unter“; neues Outlook und Outlook im Web: „Speichern unter“ bzw. „Herunterladen“). Ohne Datei geht es auch über „📋 aus der Zwischenablage“ (Kopf und Text, ohne Anhänge). Absender, Empfänger, Datum, Betreff, Text und Anhänge werden übernommen; Anhänge werden zu Dokumenten. Das Werkzeug schlägt die Zuordnung vor (bekannte Adresse, Firmen-Domain, Vertrags- oder Anliegennummer bzw. Ihre Vertragsnummer beim Dienstleister im Betreff); Sie bestätigen oder ändern sie. Jede übernommene E-Mail erscheint im Kontaktverlauf. Das Werkzeug ruft kein Postfach ab und meldet sich nirgends an – es liest nur Dateien, die Sie ihm geben.
E-Mails vorbereiten und versenden
Nachrichten aus Vorlagen – auch Antworten auf übernommene E-Mails und Dokumente „per E-Mail senden“ – bereiten Sie im Nachrichtenfenster vor: Empfänger, Kopie, Betreff, Text und angehängte Dokumente. Für Ihr E-Mail-Programm gibt es drei Wege:
- „📧 E-Mail-Datei (Outlook, Thunderbird)“ – auch mit Anhängen: Es entsteht eine fertige E-Mail als
.eml-Datei im Download-Ordner. Das klassische Outlook öffnet sie per Doppelklick als Entwurf – prüfen, senden. In Thunderbird zeigt die Datei zunächst eine Nachricht; mit der Funktion zum Bearbeiten als neue Nachricht wird daraus ein Entwurf. Das neue Outlook und Webmail-Dienste übernehmen solche Entwürfe nicht zuverlässig – dort den Link (nächster Punkt) nutzen und die Anhänge hinzufügen.
- „✉ Schnell ohne Anhänge im E-Mail-Programm öffnen“ und die ✉-Zeichen neben E-Mail-Adressen (mailto-Links) öffnen Ihr Standard-E-Mail-Programm mit Empfänger, Betreff und Text; Anhänge kann ein solcher Link nicht mitgeben. Öffnet sich nichts oder das falsche Programm, legen Sie es in Windows unter „Einstellungen › Apps › Standard-Apps“ beim Eintrag „MAILTO“ fest.
- „📋 Text kopieren“ – Text in die Zwischenablage, Anhänge am Dokument herunterladen.
Mit „✓ Als Kontakt vermerken“ nach dem Senden wird die Nachricht samt Anhängen als gesendete E-Mail in der Akte gespeichert und im Kontaktverlauf vermerkt. Das Werkzeug versendet selbst nichts.
Einwilligungen und Kontaktwege
Für Service-Nachrichten (Vertrag, Rechnung, Anliegen) braucht es keine Einwilligung. Für Werbung – auch Angebote, Newsletter und Zufriedenheitsbefragungen per E-Mail – gelten die Regeln des § 7 UWG: per E-Mail grundsätzlich nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung (bei Bestandskunden kann die Ausnahme nach § 7 Abs. 3 UWG greifen), Werbeanrufe bei Privatpersonen nur mit Einwilligung, bei Unternehmen zumindest mit mutmaßlicher Einwilligung; Briefwerbung bis zum Widerspruch. Je Ansprechperson halten Sie fest, wofür, wann und wie eingewilligt wurde und wo der Nachweis liegt; ein Widerspruch gegen Werbung (Art. 21 DSGVO) sperrt alle Werbewege. Vorlagen sind als „Service“ oder „Werbung“ gekennzeichnet – bei Werbung zeigt das Werkzeug vor dem Vorbereiten, was vermerkt ist.
Unter „🛡 Einwilligungen und Datenschutz“ finden Sie alle Nachweise, die Ampeln je Person, die Widersprüche, ehemalige Kunden zur Prüfung (Datensparsamkeit) und eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO zum Ausdrucken.
Kundenwert und Zufriedenheit
Der Kundenwert (A/B/C) ordnet die Kunden nach Umsatz der letzten 12 Monate aus der Buchhaltung (ohne Buchhaltung nach dem Jahreswert der Verträge): die größten, die zusammen 80 % ausmachen, sind A-Kunden, bis 95 % B-Kunden, der Rest C (Grenzen änderbar). Die Zufriedenheit stammt aus Ihren Rückmeldungen (1 bis 5) und aus gelösten Anliegen. Beides beschreibt Ihre eigenen Angaben – es ist keine Bewertung von Personen.
Zusammenarbeit mit der Buchhaltung
- Umsätze und offene Posten: „🧾 Mit der Buchhaltung verbinden“ bittet die Buchhaltung, ihren Kundenstand (Kunden, Rechnungen, Zahlungen) im gemeinsamen Speicher dieses Browsers bereitzustellen. Öffnen Sie die Buchhaltung dafür im selben Browser mit Ihrer Ablage. Zugeordnet wird über die Kundennummer, sonst über den Namen. Die Buchhaltung bleibt führend: Rechnungen, Nummern und Zahlungen entstehen nur dort.
- Leistungen zur Abrechnung: Erfasste Leistungen (oder fällige Vertragszeiträume) übergeben Sie gesammelt je Kunde; die Buchhaltung legt daraus einen Rechnungsentwurf an. Stand, Nummer, Versand und Zahlung kommen zurück. Wird ein Entwurf verworfen, gelöscht oder storniert, sind die Leistungen wieder abzurechnen.
- Zahlungserinnerungen: Bei überfälligen Rechnungen bereiten Sie eine freundliche Erinnerung aus der Vorlage vor und vermerken sie; eine Wiedervorlage erinnert an die Prüfung des Zahlungseingangs. Mahngebühren, Verzugszinsen oder ein Mahnverfahren sind nicht vorgesehen.
- Eingangsrechnungen von Dienstleistern: Eine Rechnung (PDF, Bild oder E-Rechnung), die Sie bei einem Dienstleister oder Vertrag abgelegt oder aus einer E-Mail übernommen haben, geben Sie mit „🧾 an die Buchhaltung“ als Beleg weiter – samt Datei, Rechnungsnummer, Datum und Betrag. Die Buchhaltung zeigt sie zur Übernahme an; dort wird der Beleg geprüft, mit Belegart und Steuersatz gebucht und abgelegt. Stand und Zahlung kommen zurück. Mit verbundener Buchhaltung sehen Sie je Dienstleister die Ausgaben und offenen Eingangsrechnungen.
- Kunden, die es in der Buchhaltung noch nicht gibt, übergeben Sie dorthin; umgekehrt übernehmen Sie Kunden der Buchhaltung hierher. In einem anderen Browser geht alles auch über Dateien.
Zusammenarbeit mit dem Vertriebs-Navigator
Wird dort eine Verkaufschance gewonnen, kann der Kunde mit Ansprechpersonen, Einwilligungen bzw. Widersprüchen und dem bisherigen Kontaktverlauf hierher übergeben werden – er erscheint in der Übersicht zur Übernahme. Sehen Sie bei einem Kunden Bedarf für mehr, geben Sie das Zusatzgeschäft mit „📈 an den Vertrieb“ als Verkaufschance zurück; Phase und Ergebnis erscheinen in der Kundenakte.
Stammdaten
Mit eingeschaltetem Anschluss (Knopf „👥 Stammdaten“) verknüpfen Sie Kunden (als Organisationen) und Ansprechpersonen (als Personen) mit dem Stammdaten-Werkzeug. Danach werden Name, Anschrift, Kundennummer und Kontaktdaten dort gepflegt; Betreuung, Anliegen, Verträge, Einwilligungen und Verlauf bleiben hier. Ohne Anschluss arbeitet das Werkzeug eigenständig.
Bedienung
- Klick auf eine Zeile oder Karte zeigt rechts alle Angaben; Änderungen gelten sofort. Zuordnungsfelder (Kunde, Ansprechperson, Branche) nehmen einen vorhandenen Eintrag oder legen den eingetippten Namen neu an.
- Jeder Schritt lässt sich mit den großen Pfeilen oben zurücknehmen (Strg+Z / Strg+Y), ▾ zeigt den Verlauf.
- Tasten: N neu (in Kunden, Anliegen, Verträge) · Strg+F suchen · Esc schließen · Strg+S speichern · F1 Hilfe.
- Nachrichten aus Vorlagen werden nur vorbereitet: als E-Mail-Datei, über den E-Mail-Link oder per Kopieren an Ihr E-Mail-Programm übergeben, danach vermerken. Das Werkzeug versendet nichts.
- Dateien und E-Mails dürfen Sie überall dort hineinziehen, wo „hierher ziehen“ steht – in Abschnitte „📎 Dokumente“ und „📨 E-Mails“ der Akten und Verträge sowie in „📨 E-Mails, Dokumente“.
Speichern
Die Daten stehen in einer Datei *.kunden.json (Speichern, Strg+S); der Browser hält zusätzlich den letzten Stand fest. Dokumente liegen je nach Einstellung im Datenbestand (Browser und Datei) oder im gewählten Dokumentenordner. Nichts wird ins Internet übertragen. Bitte sichern Sie die Datei regelmäßig und schützen Sie Ihr Gerät – die Datei enthält personenbezogene Daten.
Alle Hinweise zu Einwilligung, Werbung und Datenschutz sind Arbeitshilfen und keine Rechtsberatung. Bitte lassen Sie Vorgehen und Vorlagen fachlich prüfen. Alle Beispieldaten sind frei erfunden.
Kunden-Navigator (Kundenbetreuung, Anliegen, Verträge, Einwilligungen) · Build-Version 2026-10-21 19:05 · © 2026 Peter Hoenig, MY COACHING FOR YOU
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